Decyzje administracyjne bez numeru PESEL – wytyczne organu nadzorczego

Organy administracji publicznej, które wydają decyzje administracyjne, mają obowiązek postępować zgodnie z zasadami, które określa ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Z dotychczasowej praktyki wynika, iż organy administracji publicznej, wydając decyzje administracyjne przetwarzały różne zakresy danych osobowych. W niektórych podmiotach przetwarzano dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, a w innych do tego katalogu dołączano również numer PESEL strony lub stron postępowania. Rodzaj dowolności wynikał z nieprecyzyjnego określenia zakresu przetwarzania danych osobowych w ustawie k.p.a., a konkretnie w art. 107 § 1 pkt 3, który wskazuje, iż jednym z obowiązkowych elementów decyzji administracyjnej jest oznaczenie strony lub stron postępowania.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej Prezes UODO), odniósł się do tych praktyk, wydając komunikat na przedmiotowej stronie internetowej w dniu 31.10.2018 r.

Prezes UODO uznała, iż przetwarzanie danych osobowych takich jak numer PESEL nie jest zgodne z art. 5 ust. 1 lit. c RODO – czyli z zasadą „minimalizacji danych” (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane).

Obligatoryjne oznaczenie strony lub stron postępowania, o których mowa jest w ustawie k.p.a. można ograniczyć do imienia, nazwiska i adresu zamieszkania – mówi Prezes UODO.

W komunikacie podkreślony został fakt, iż numer PESEL powinien podlegać wyjątkowej ochronie (zgodnie z art. 87 RODO) ze względu na możliwość bezpośredniej identyfikacji. Przypomnijmy, że numer PESEL to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, zawierający: datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną.

Jeżeli podanie numeru PESEL wynika bezpośrednio z przepisów prawa, wtedy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, zatem przesłanką legalizującą przetwarzanie będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – czytamy dalej w komunikacie.

W sytuacji prowadzenia przez organ administracji publicznej postępowania egzekucyjnego, zamieszczenie numeru PESEL w tytule wykonawczym jest adekwatne i stosowne. Bowiem zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji:

„Tytuł wykonawczy zawiera: (…)wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada; (…)”

Dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego przetwarzanie numeru PESEL będzie zgodne z zasadami wymienionymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) – konkluduje Prezes UODO.

Organy administracji publicznej muszą dostosować się do powyższych wytycznych wydanych przez organ nadzorczy.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/561

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o